Logo visaza.net

Hướng dẫn chi tiết cách xin Visa công tác Nhật Bản

Nhật Bản là quốc gia nổi tiếng hàng đầu với nền kinh tế lớn mạnh và thu hút sự chú ý của nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Những doanh nghiệp này đang tìm kiếm cơ hội để hợp tác, kinh doanh với Nhật Bản hay có kế hoạch tham gia các sự kiện quốc tế, hội nghị, triển lãm để nắm bắt cơ hội.

Nếu bạn sở hữu hộ chiếu Nhật Bản thì đó là hộ chiếu gần như “toàn năng”. Tuy nhiên, với công dân Việt Nam mang hộ chiếu Việt Nam vẫn chưa được miễn Visa khi đi công tác tại Nhật Bản. Do đó, đây có thể là một thách thức cho ai có ý định tham gia các hoạt động kinh doanh hay sự kiện tại đất nước này. Visaza đã tổng hợp những kiến thức hướng dẫn bạn tự xin Visa công tác Nhật Bản chi tiết đơn giản dưới đây.

Hướng dẫn tự xin visa công tác Nhật Bản
Hướng dẫn tự xin visa công tác Nhật Bản

Visa công tác Nhật Bản có gì khác những loại visa khác?

Visa công tác Nhật Bản, còn được biết đến với tên gọi visa thương mại, là một loại thị thực được cấp cho công dân Việt Nam khi nhập cảnh vào Nhật Bản với các mục đích cụ thể. Các mục đích này bao gồm việc thực hiện các công việc liên quan đến liên lạc nghiệp vụ, đàm phán, hội nghị, và học tập (không bao gồm thực hành, ký kết hợp đồng, và dịch vụ sau bán hàng).

Ngoài ra, visa này còn được sử dụng cho các hoạt động như giao lưu học thuật – văn hóa, giao lưu thể thao, tham gia dự thi, và các hoạt động tương tự.

Tuy nhiên, cần lưu ý rằng visa công tác Nhật Bản không phải là loại visa dành cho những người đi Nhật Bản để thực hiện các hoạt động có tính chất trả thù lao, tiền lương, hoặc lao động. Visa này cho phép người mang quốc tịch của quốc gia khác nhập cảnh vào Nhật Bản trong một khoảng thời gian ngắn hạn, thường là tối đa 90 ngày (không phải là 3 tháng).

Quá trình chuẩn bị hồ sơ và giấy tờ xin thị thực thương mại Nhật Bản là một quy trình phức tạp và rối bời. Đối với những người lần đầu tiên thực hiện thủ tục này, tỷ lệ bị từ chối có thể cao. Vì vậy, để đảm bảo sự hiệu quả và thành công, việc tìm kiếm sự tư vấn và hỗ trợ từ các đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp là một lựa chọn khôn ngoan.

Những loại visa công tác Nhật Bản

Những loại visa công tác Nhật Bản
Những loại visa công tác Nhật Bản

Visa thương mại 1 lần

Loại visa này còn được gọi là Single (visa lưu trú ngắn hạn hiệu lực 1 lần), được cấp cho công dân nước ngoài khi đến Nhật Bản với các mục đích cụ thể. Thời hạn hiệu lực của loại visa này là 3 tháng, trong khi thời gian lưu trú tối đa được giới hạn trong khoảng 15 ngày.

Visa thương mại nhiều lần Multiple

Visa này được cấp cho những nhân viên chính thức của công ty Nhật là hội viên Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản hoặc người thân của họ, bao gồm vợ/chồng/con, và bố mẹ (bao gồm cả bố mẹ của vợ/chồng) của nhân viên đó.

Thời hạn hiệu lực của loại visa này có thể là 1 năm, 3 năm, 5 năm hoặc thậm chí là 10 năm, trong khi thời gian lưu trú mỗi lần được xác định trong khoảng 15 ngày, 30 ngày hoặc 90 ngày.

Lưu ý rằng, mặc dù được gọi là “nhiều lần thương mại,” từ lần thứ 2 trở đi, visa này có thể được sử dụng cho mục đích thăm bạn bè hoặc du lịch ngoài các hoạt động thương mại.

Ngoài ra, visa thương mại Nhật Bản có thời hạn 5 năm, với thời gian lưu trú mỗi lần từ 30 ngày đến dưới 90 ngày, cũng là một lựa chọn được nhiều người quan tâm, mặc dù việc đạt được nó đòi hỏi điều kiện và yêu cầu khá khắt khe, tỷ lệ thành công không cao nhưng vẫn có những trường hợp xin visa công tác Nhật Bản thành công.

Điều kiện xin Visa công tác Nhật Bản là gì?

Không phải tất cả những người nước ngoài có mong muốn nhập cảnh vào Nhật Bản đều được cấp visa; họ phải đáp ứng đủ các điều kiện xin visa sau đây để có thể nhận được thị thực công tác Nhật Bản:

Hộ chiếu và quyền lợi

  • Người xin visa phải sở ữu một hộ chiếu còn hiệu lực.
  • Họ phải bảo đảm quyền lợi và tư cách để quay trở lại quốc gia xuất phát hoặc tái nhập quốc gia nơi họ đang cư trú.

Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

Hồ sơ xin visa phải được trình bày một cách chính xác và đầy đủ thông tin.

Phù hợp với luật xuất nhập cảnh

Hoạt động của người xin visa tại Nhật Bản, cũng như thông tin về gia đình, vị trí công việc hay chức vụ, và thời hạn lưu trú phải tuân theo các quy định của pháp luật

Không tương ứng với Điều 5 Luật xuất nhập cảnh

Người xin visa công tác Nhật Bản không được xem xét nếu họ không tuân thủ đúng các mục tiêu của Khoản 1 Điều 5 Luật xuất nhập cảnh.

Những quy định này là nhằm đảm bảo rằng người xin visa công tác Nhật Bản đáp ứng đủ các tiêu chí và nghĩa vụ để nhập cảnh vào Nhật Bản một cách hợp pháp và có ý định rõ ràng về mục đích lưu trú và hoạt động tại đất nước này.

Hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản

Hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản
Hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản

Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản 1 lần

STT Đối tượng chuẩn bị Hồ sơ Mô tả
1 Tài liệu người xin visa chuẩn bị Hộ chiếu: Bản gốc
Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×3.5cm): 1 bản gốc
  • Phần cuối cùng của tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ phải ký giống với chữ ký trên hộ chiếu.
  • Mặt sau ảnh phải ghi rõ họ tên.
  • Hồ sơ sẽ không được tiếp nhận nếu có chỉnh sửa ảnh.
  • Hồ sơ cần xử lý trên máy, đề nghị không dập ghim.
Giấy xác nhận đang công tác: 1 bản gốc
  • Ghi rõ thời gian, vị trí công tác và mức lương.
  • Hợp đồng lao động không được chấp nhận.
  • Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
  • Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với “tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi” (quyết định cử đi công tác hoặc giấy phái cử v.v.) nêu ở phía dưới
Tài liệu chứng minh năng lực chi trả kinh phí chuyến đi: 1 trong các giấy tờ dưới đây (bản gốc)
  1. Quyết định cử đi công tác của cơ quan trực thuộc
  2. Giấy phái cử
  3. Văn bản tương đương
  • Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
  • Có thể tổng hợp thành một bộ giấy tờ cùng với “giấy xác nhận đang công tác”.
Giấy tờ xác nhận đặt chỗ máy bay hoặc hành trình: 1 bản gốc
  • Vé tàu cũng được chấp nhận.
  • Khuyến cáo không được mua vé khi chưa nhận được visa.
  • Hành trình không phải là văn bản mà người xin visa/người mời làm mà là bản in “hành trình bay” trong đó có ghi thông tin ngày xuất phát/đến nơi, thời gian, họ tên, địa điểm xuất phát/đến nơi.
2 Tài liệu phía mời bên Nhật chuẩn bị Giấy lý do mời: 1 bản gốc
  • Trong phần mục đích nhập cảnh, không ghi chung chung “trao đổi ý kiến” mà hãy ghi hoạt động cụ thể tại Nhật Bản
  • Trường hợp có từ 2 người trở lên đồng thời xin visa, hãy kèm theo danh sách người xin visa.
  • Nếu trình nộp tài liệu như hợp đồng ký kết giữa công ty với nhau hoặc văn bản hội nghị, giấy tờ ghi nội dung giao dịch cũng có thể được chấp nhận.
Lịch trình dự định: 1 bản gốc
  • Phía mời bên Nhật bắt buộc phải làm tài liệu này. Nếu Đại sứ quán nhận định là phía người xin visa làm tài liệu này sẽ từ chối cấp visa.
  • Bắt buộc phải điền ngày nhập cảnh, ngày về nước. Bắt buộc điền tên chuyến bay và sân bay xuất nhập cảnh nếu đã dự định.
  • Lịch trình cần viết theo từng ngày nhưng nếu có hoạt động tiến hành liên tục trong nhiều ngày thì mục ngày tháng năm có thể ghi “từ ngày tháng năm… đến ngày tháng năm…”.
  • Về dự định ngày cuối tuần không ghi chung chung “ngày nghỉ”, “hoạt động tự do” mà hãy ghi đầy đủ nơi đến thăm, nội dung hoạt động cụ thể v.v. Hãy điền cụ thể nơi sẽ nghỉ lại (nếu là khách sạn ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại).
3 Tài liệu phía mời bên Nhật cần chuẩn bị thêm trong trường hợp chi trả kinh phí Giấy chứng nhận bảo lãnh: 1 bản gốc Chú ý nếu giấy chứng nhận bảo lãnh bị thiếu bất kỳ một mục nào đó sẽ không được chấp nhận.
Tài liệu giải thích khái quát công ty, tổ chức bên Nhật: 1 trong các giấy tờ này (bản gốc)
  1. Bản sao đăng ký pháp nhân
  2. Giấy giới thiệu khái quát về công ty, tổ chức (nếu chưa đăng ký pháp nhân)
  3. Xác nhận đang công tác (trường hợp cá nhân giáo sư đại học mời)

Trường hợp phía mời bên Nhật đã niêm yết sàn chứng khoán, có thể thay các giấy tờ nêu trên bằng bản copy báo cáo theo quý “shikiho”.

Các giấy tờ cần chuẩn bị thật chỉn chu đặc biệt là thư mời gốc, cần có thư bảo lãnh dù là công ty Việt Nam hay Nhật Bản chi trả

 

  • Trường hợp người xin visa chi trả kinh phí: Trình nộp cả hồ sơ ở có STT 1 và 2
  • Trường hợp phía mời bên Nhật chi trả kinh phí: Trình nộp tất cả hồ sơ ở hồ sơ ở có STT 1, 2 và 3.

Hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản nhiều lần

Để được cấp Visa Multiple Nhật Bản, bạn cần đáp ứng các điều kiện dành cho visa công tác Nhật Bản sau đây:

Diện áp dụng Visa C

  • Nhân viên chính thức trong công ty nhà nước
  • Nhân viên chính thức trong công ty niêm yết trên sàn chứng khoán (Bao gồm cả nước/ khu vực thứ 3)
  • Nhân viên chính thức của công ty có vốn Nhật Bản là thành viên Hiệp hội doanh nghiệp Nhật Bản tại tỉnh, thành phố thuộc sự quản lý của Đại sứ quán Nhật Bản (Bao gồm cả Hội doanh nghiệp Nhật Bản tại các tỉnh, thành phố), đồng thời, là công ty có vốn Nhật Bản có cơ sở kinh doanh hoặc địa chỉ liên hệ tại Nhật Bản (Bao gồm cả văn phòng đại diện)
  • Người có chức vụ đã từng có quá khứ đi Nhật Bản với mục đích thương mại trong vòng 3 năm trở lại đây, đồng thời, đã từng nhiều lần đi các nước G7 với mục đích lưu trú ngắn hạn (Trừ Nhật Bản).
  • Người có chức vụ đã từng có quá khứ đi Nhật Bản với mục đích thương mại từ 3 lần trở lên trong vòng 3 năm trở lại đây

Diện áp dụng Visa D

Vợ/ chồng/ con, bố mẹ (gồm cả bố mẹ của vợ, chồng) của diện C ở trên.

Diện Visa Hồ sơ Mô tả
C Hộ chiếu: Bản gốc
  • Hãy dán giấy đánh dấu vào trang hộ chiếu để chứng minh rằng đã  từng vào Nhật.
  • Trường hợp không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới thì hãy nộp cả hộ chiếu cũ.
Giấy chứng nhận công tác của người xin visa: 1 bản gốc
  • Ghi rõ thời gian công tác, mức lương và chức vụ.
  • Hợp đồng với cơ quan trực thuộc không được chấp nhận.
  • Cần làm bằng tiếng Anh hoặc tiếng Nhật.
Bản giải trình lý do cần thiết xin cấp thị thực nhiều lần (mẫu tự do): 1 bản gốc Bản giải trình lý do cần thiết xin cấp thị thực nhiều lần (mẫu tự do): 1 bản gốc

 

Tài liệu chứng minh “thỏa mãn điều kiện”

 

  • Trường hợp ghi ở mục d và e, hãy đánh dấu vào hộ chiếu trang visa và dấu nhập cảnh chứng minh quá khứ 3 năm gần đây đã từng sang Nhật và G7.
  • Trường hợp không thể chứng minh bằng hộ chiếu mới thì hãy nộp cả hộ chiếu cũ.
D Hộ chiếu: Bản gốc

 

Tờ khai xin visa (dán sẵn ảnh thẻ 4.5cm×4.5cm): 1 bản gốc

 

Phần cuối cùng của tờ khai xin visa, người xin visa chính chủ phải ký tên giống với chữ ký trên hộ chiếu.

Lưu ý về hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

  • Hồ sơ nêu trên là những hồ sơ cơ bản, mỗi một đối tượng có thể yêu cầu loại hồ sơ khác nhau.
  • Việc thiếu sót trong hồ sơ hoặc thông tin không đầy đủ sẽ dẫn đến việc hồ sơ không được chấp nhận.
  • Tùy thuộc vào từng trường hợp cụ thể, có thể có yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc thậm chí là phải tham gia buổi phỏng vấn.
  • Trong trường hợp Đại sứ quán yêu cầu bổ sung giấy tờ hoặc không tiến hành phỏng vấn, quá trình xét duyệt hồ sơ sẽ bị tạm dừng.
  • Có khả năng một số trường hợp sẽ yêu cầu thời gian xét duyệt lâu hơn, có thể kéo dài vài tuần, do đó, việc sắp xếp thời gian nộp hồ sơ cần được tính đến.
  • Trong trường hợp cần trả lại bản gốc, đồng thời phải nộp thêm một bản sao photocopy.
  • Trừ khi có quy định khác về thời hạn hiệu lực, tất cả các giấy tờ trong hồ sơ nộp phải được phát hành trong vòng 3 tháng trước ngày nộp hồ sơ.
    Hồ sơ đã được trình nộp tại Đại sứ quán sẽ không được hoàn trả lại.

Lệ phí xin visa công tác Nhật Bản

Lệ phí xin Visa công tác Nhật Bản
Lệ phí xin Visa công tác Nhật Bản

Các khoản phí liên quan đến việc xin visa công tác Nhật Bản được xác định cụ thể như sau:

  • Visa 1 lần: Lệ phí là 640.000 VNĐ.
  • Visa nhiều lần: Lệ phí là 1.280.000 VNĐ.

Bảng giá trên sẽ có hiệu lực từ ngày 1/4/2022 đến ngày 31/3/2023.

Ngoài các khoản lệ phí trên, bạn cũng sẽ phải thanh toán thêm các chi phí khác như sau:

  • Phí dịch vụ cho đơn vị được ủy thác nếu bạn chọn nộp hồ sơ xin cấp visa qua các bên này, với mức khoảng 200.000 VNĐ.
  • Phí dịch thuật hồ sơ công chứng (tiếng Anh/ tiếng Nhật), nếu có nhu cầu, với mức khoảng 115.000 VNĐ/trang.

Tổng chi phí để xin visa công tác Nhật Bản sẽ dao động khoảng 2.000.000 VNĐ/người. Mức chi phí này được coi là khá “mềm” so với nhiều quốc gia khác, với đặc điểm là bạn chỉ phải nộp phí sau khi visa đã được cấp, khiến quy trình trở nên thuận tiện và chi phí đầu tư trước không quá lớn.

Thời gian xét duyệt xin Visa công tác Nhật Bản

Việc xét duyệt và cấp visa cho những quý khách đã hoàn tất thủ tục nộp hồ sơ sẽ mất ít nhất 15 ngày làm việc, và trong trường hợp hồ sơ được nộp thông qua Đại lý ủy thác, thời gian này sẽ giảm xuống còn tối thiểu 10 ngày làm việc.

Tuy nhiên, Đại sứ quán sẽ không cấp visa trước thời hạn đề ra trừ khi có lý do nhân đạo đặc biệt.

Lưu ý mới nhất: Do dự kiến có số lượng đáng kể hồ sơ được nộp và do hạn chế về số lượng hồ sơ có thể được xem xét mỗi lần, thời gian xét duyệt hồ sơ xin visa không được quy định cụ thể cho đến khi có thông báo về kết quả. Điều này nhằm đảm bảo tính công bằng và hiệu quả trong quá trình xét duyệt, đồng thời thông tin chi tiết sẽ được thông báo đến quý khách ngay khi có sẵn.

Quy trình xin visa công tác Nhật Bản

Tham khảo các bước xin visa công tác Nhật Bản:

  • Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
  • Bước 2: Đặt lịch hẹn
  • Bước 3: Nộp hồ sơ
  • Bước 4: Nộp lệ phí
  • Bước 5: Nhận kết quả

Nơi nộp hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản

Nơi nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản
Nơi nộp hồ sơ xin visa công tác Nhật Bản

Bạn có thể nộp hồ sơ xin Visa công tác Nhật Bản tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam hoặc nộp cho các Đại lý ủy thác gồm VFS Global và 14 đại lý du lịch.

Chi tiết về thời gian làm việc và địa chỉ tham khảo thêm tại đây 

Hồ sơ xin visa tại Đại sứ quán và Tổng lãnh sự quán không được nộp qua đường bưu điện, email, fax…

Kinh nghiệm khi xin visa công tác Nhật Bản

Visa Công tác, chung và Visa Công tác Nhật Bản, cụ thể, có sự đơn giản hóa so với các loại thị thực khác. Nguyên nhân chính là mục đích của người đăng ký rõ ràng và hợp pháp. Quy trình xin visa trở nên thuận tiện khi bạn chuẩn bị một hồ sơ đầy đủ, điền các mẫu biểu chính xác và khai báo thông tin chính xác. Tuy nhiên, đối với loại thị thực này, cũng có những khả năng bị từ chối vì những lý do sau:

  • Công ty mời sang công tác có lịch sử mời các trường hợp bất hợp pháp.
  • Công ty cử đi công tác đã từng có người đi công tác vi phạm luật xuất nhập cảnh Nhật Bản.
  • Bản thân người đi công tác có lịch sử vi phạm pháp luật Nhật Bản.
  • Hồ sơ không đầy đủ, có sai sót, không cung cấp đầy đủ hoặc giấu diếm thông tin.

Các trường hợp 1, 2, 3 đều rất hiếm gặp, nhưng vẫn có khả năng xuất hiện. Trong khi đó, trường hợp 4 là khá phổ biến. Người Nhật đặc biệt quan trọng với tính trung thực và sự nghiêm túc. Điều này bao gồm việc trung thực về thông tin và nghiêm túc khi điền các mẫu biểu, khai đơn, và các bước khác liên quan. Do đó, quý vị nên thực sự nghiêm túc khi chuẩn bị hồ sơ, đảm bảo khai báo thông tin một cách trung thực và tiến hành mỗi bước một cách cẩn thận.

Nếu muốn xin visa công tác Nhật Bản nhanh chóng thì hãy liên hệ Visaza để được tư vấn theo Hotline: 0326 111 491.

Chia sẻ bài viết

Tư vấn ngay

Bạn cần tư vấn Các dịch vụ visa?

Bài viết khác