Hợp pháp hoá lãnh sự Nhật Bản là gì? Có khác gì chứng nhận lãnh sự Nhật Bản?
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự:
“Hợp pháp hóa lãnh sự là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam ”.
Theo đó, hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Nhật Bản và ngược lại đều chỉ việc hợp pháp hóa những loại giấy tờ đó để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam hoặc Nhật Bản. Đây là hoạt động quan trọng để chứng minh những tài liệu đó có giá trị để sử dụng ở Việt Nam hoặc Nhật Bản.
Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.Thông tư 01/2012/TT-BTC ngày 20/3/2012 hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Thông tư 157/2016/TT-BTC quy định mức thu phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Danh sách giấy tờ miễn hợp pháp hoá lãnh sự Nhật Bản
Những giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản Theo thông tin từ Cục lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao, danh sách các loại chứng từ cần miễn hợp pháp hoá để có thể được công nhận là chứng nhận lãnh sự Nhật Bản đã bao gồm một loạt các giấy tờ hộ tịch được cấp bởi các cơ quan có thẩm quyền từ cả hai bên, và áp dụng theo nguyên tắc của việc đi lại có hợp pháp. Danh sách này bao gồm:
Giấy khai sinh,
Hộ tịch,
Sổ hộ khẩu,
Sơ yếu lý lịch,
Chứng nhận kết hôn,
Giấy chứng nhận độc thân,
Giấy chứng nhận đang nuôi con…
Lưu ý, mặc dù các giấy tờ hộ tịch đã được liệt kê trong danh sách miễn hợp pháp hoá của lãnh sự Nhật Bản, tuy nhiên, nếu một trong hai bên đối tác yêu cầu việc hợp pháp hoá, thì quy trình này vẫn phải tuân theo các quy định thông thường.
Ngoài ra, các giấy tờ khác thường được lãnh sự Nhật Bản chấp nhận và hợp pháp hoá bao gồm:
Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm,
Lý lịch tư pháp,
Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp,
Giấy xác nhận kinh nghiệm,
Hóa đơn,
Chứng nhận nguồn gốc xuất xứ,
Chứng nhận CO, CQ…
Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản ở đâu?
Đối với việc hợp pháp hóa và sử dụng các giấy tờ từ Nhật Bản hoặc Việt Nam tại quốc gia kia, quy trình đầu tiên yêu cầu chứng nhận lãnh sự từ cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia cấp giấy tờ, sau đó tiếp theo là quá trình hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của quốc gia sử dụng giấy tờ đó.
Về phía Việt Nam: Ở Việt Nam, quá trình hợp pháp hóa lãnh sự từ Nhật Bản sẽ diễn ra tại hai điểm:
Đối với khu vực miền Bắc từ Đà Nẵng trở ra, quý khách có thể đến Cục lãnh sự thuộc Bộ Ngoại giao, địa chỉ 40 Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội.
Đối với khu vực miền Nam từ Quảng Ngãi trở vào, quý khách có thể tới Sở Ngoại vụ TPHCM, địa chỉ 184 Bis Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhật Bản, quý khách có thể thực hiện tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản với các địa chỉ sau:
Đại sứ quán Việt Nam tại Tokyo: Tokyo 151-0062, Shibuya-ku, Motoyoyogi-cho 50-11 – Số điện thoại: +81-3-34663311/13
Lãnh sự quán Việt Nam tại Osaka: 4-2-15 Ichinocho Higashi, Sakai-ku, Sakai-shi, Osaka 590-0952 – Số điện thoại: +81-72-2216666 | +81-72-2216603
Lãnh sự quán Việt Nam tại Fukuoka: 4th Floor, Aqua Hakata, 5-3-8 Nakasu, Hakata-ku, Fukuoka, Nhật Bản 810-08 – Số điện thoại: +81-3-34663311/13
Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản tại đâu Về phía Nhật Bản: Tại Nhật Bản, quá trình hợp pháp hóa lãnh sự có thể thực hiện tại các văn phòng công chứng trong các tỉnh Tokyo, Kanagawa, Shizuoka, Aichi, Osaka, có thẩm quyền xin chứng nhận lãnh sự từ Bộ Ngoại giao Nhật Bản. Địa chỉ chi tiết của Bộ Ngoại giao Nhật Bản là South Building 1 F, Kasumigaseki 2-2-1, Chiyoda-ku, Tokyo 100-8919 – Số điện thoại: 03-3580-3311 – số máy lẻ 2308.
Đối với việc hợp pháp hóa lãnh sự từ Việt Nam tại Nhật Bản, quý khách có thể đến:
Văn phòng Đại sứ quán Nhật Bản tại Hà Nội: 27 Liễu Giai, Quận Ba Đình; hoặc
Tổng Lãnh sự quán Nhật Bản tại TPHCM: 261 Điện Biên Phủ, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh.
Thủ tục hợp pháp hoá lãnh sự Nhật Bản
Bước 1: Công chứng
Để thực hiện bước đầu tiên trong quy trình hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, quý khách cần đưa bản gốc của giấy tờ đến văn phòng công chứng để tiến hành công chứng. Sau đó, bản công chứng này sẽ được mang đến Cục pháp chế quản lý văn phòng công chứng để yêu cầu Chứng nhận con dấu của người công chứng.
Tại một số văn phòng công chứng ở Tokyo, Kanagawa, Shizouka, Aichi, Osaka, Saitama, Ibaraki, Tochigi, Gunma, Chiba, Nagano và Niigata, bạn có thể thực hiện cả công chứng và xin Chứng nhận con dấu tại đó, giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
Mẫu giấy tờ Nhật Bản được miễn Công chứng có một số điều kiện nhất định.
Ngày cấp trên giấy tờ không được quá 03 tháng tính đến ngày xin chứng nhận lãnh sự.
Trên giấy tờ phải rõ tên của cơ quan/tổ chức cấp, kèm theo chức danh của người cấp. Cuối cùng, giấy tờ phải có đóng dấu chính thức của cơ quan/tổ chức cấp, không được chỉ là con dấu hoặc chữ ký cá nhân.
Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản
Sau khi hoàn thành công chứng ở bước 1, bạn sẽ chuẩn bị hồ sơ để yêu cầu Chứng nhận lãnh sự giấy tờ Nhật Bản.
Hồ sơ này bao gồm:
Bản gốc giấy tờ đã được công chứng
Bản gốc giấy tờ không cần công chứng theo quy định
Tờ khai yêu cầu chứng nhận lãnh sự Nhật Bản
Bản chụp giấy tờ nhân thân
Giấy ủy quyền (nếu có)
Phong bì thư đã dán tem và ghi rõ địa chỉ nhận.
Hồ sơ này sẽ được gửi qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp tại Bộ Ngoại giao Nhật Bản. Quá trình chứng nhận lãnh sự mất khoảng 3 ngày làm việc tính từ thời điểm nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện bước này bao gồm việc đảm bảo chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khi gửi qua đường bưu điện và nhận kết quả tại địa chỉ của người yêu cầu. Đồng thời, không gửi hồ sơ quốc tế và không thể nhận kết quả trực tiếp nếu nộp hồ sơ qua bưu điện.
Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự
Cuối cùng, bạn cần nộp hồ sơ tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại Nhật Bản để hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản. Hồ sơ này bao gồm tờ khai đề nghị hợp pháp hóa, bản gốc và bản copy giấy tờ đã được Bộ Ngoại giao Nhật Bản chứng nhận lãnh sự, tờ khai đề nghị dịch và công chứng bản dịch, bì thư có dán tem và ghi địa chỉ nhận.
Quá trình này mất khoảng 5-10 ngày làm việc để nhận được kết quả hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ. Điều quan trọng là giấy tờ được chứng nhận lãnh sự sẽ được gửi về địa chỉ của người yêu cầu.
Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam
Bước 1: Dịch thuật công chứng Quá trình hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam tại Nhật Bản bắt buộc phải trải qua một chuỗi các bước cụ thể. Bước đầu tiên là việc dịch thuật công chứng, nơi bạn mang bản gốc của giấy tờ đến Phòng công chứng Nhà nước hoặc Phòng tư pháp để thực hiện quá trình dịch thuật chính xác sang tiếng Nhật. Điều này là bước cơ bản nhưng quan trọng, giúp giấy tờ trở nên hợp pháp và có hiệu lực tại Nhật Bản.
Đối với thuận tiện của bạn, dưới đây là danh sách các văn phòng công chứng tại Hà Nội và TP Hồ Chí Minh, giúp bạn chọn lựa địa điểm tiện lợi nhất.
Bước 2: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam
Bước tiếp theo là quá trình chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam. Bạn sẽ cần chuẩn bị một số giấy tờ nhất định, bao gồm tờ khai chứng nhận/hợp pháp hoá lãnh sự theo mẫu số LS/HPH-2012/TK hoặc bản in tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự online.
Hồ sơ nộp cũng phải kèm theo bản chính giấy tờ tùy thân, một bản gốc và một bản chụp của giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự, bản dịch thuật công chứng, và một phong bì có địa chỉ rõ ràng để trả kết quả qua đường bưu điện nếu cần.
Sau đó, hồ sơ của bạn sẽ được nộp tại Cục Lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh, hoặc bộ phận tiếp nhận được ủy quyền từ Bộ Ngoại giao.
Bước 3: Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan ngoại giao của Nhật Bản tại Việt Nam
Cuối cùng, để hoàn thiện quy trình, bạn sẽ cần nộp hồ sơ tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán Nhật Bản tại Việt Nam để hợp pháp hóa lãnh sự. Trong hồ sơ này, bạn sẽ cần bản gốc và bản photo giấy tờ đã được Bộ Ngoại giao Việt Nam chứng nhận lãnh sự, đơn yêu cầu Hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản, và giấy ủy quyền nếu có.
Quy trình này sẽ giúp giấy tờ của bạn trở nên hợp pháp và có thể được sử dụng một cách chính xác và hiệu quả tại Nhật Bản.
Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự
Thời gian hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản Dựa theo quy định của Nghị định 111/2011/NĐ-CP, thời gian xử lý yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng thực lãnh sự có thể được mô tả như sau:
Theo Khoản 5 Điều 11 và Khoản 4 Điều 14: Thời gian giải quyết yêu cầu là 01 ngày làm việc, tính từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ.
Theo Khoản 6 Điều 11 và Khoản 4 Điều 15: Trong trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy tờ, tài liệu trở lên, thời gian giải quyết có thể lên đến 05 ngày làm việc.
Cần lưu ý rằng thời gian trên có thể kéo dài nếu có yêu cầu kiểm tra tính xác thực của con dấu, chữ ký, hoặc chức danh trên giấy tờ, tài liệu đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự hoặc chứng nhận lãnh sự.
Tổng thời gian hợp pháp hóa lãnh sự có thể thay đổi tùy thuộc vào số lượng và tính chất của hồ sơ, tài liệu cụ thể. Tuy nhiên, nó thường không vượt quá 1 tuần làm việc. Bên cạnh đó, cần xem xét thêm thời gian cần thiết để xin chứng nhận lãnh sự hoặc hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao của quốc gia cấp (đối với giấy tờ nước ngoài) hoặc tại nước sử dụng (đối với giấy tờ cấp tại Việt Nam).
Phí dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Phí Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng tại Nhật Bản
Loại dịch vụ Loại giấy tờ Phí Thời gian xử lý
Dịch thuật công chứng
Không phân biệt
300.000 đồng/trang
3 ngày làm việc
Chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao VN
Bản gốc
400.000 đồng/tem
4 ngày làm việc
1.600.000 đồng/tem
2 ngày làm việc
2.600.000 đồng/tem
1 ngày làm việc
Bản dịch
500.000 đồng/tem
6 ngày làm việc
Hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/TLSQ Nhật Bản tại VN
Không phân biệt
Liên hệ
Phí Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Nhật Bản để sử dụng tại Việt Nam
Loại giấy tờ Phí Thời gian xử lý
Bằng cấp, chứng chỉ (chủ giấy tờ có mặt tại Việt Nam)
160 USD/giấy tờ
10 ngày làm việc
Xác nhận kinh nghiệm
800 USD/giấy tờ
5 tuần
Xác nhận chuyên gia
800 USD/giấy tờ
5 tuần
Thư bổ nhiệm
800 USD/giấy tờ
5 tuần
Giấy tờ khác
Liên hệ
5 tuần
Dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản
Quá trình hợp pháp hóa lãnh sự tài liệu giữa Việt Nam và Nhật Bản là một trải nghiệm phức tạp đầy thách thức, đặc biệt đối với những người mới tiếp xúc với vấn đề này. Để giải quyết những khía cạnh rắc rối này và tiết kiệm thời gian, công sức, và chi phí, việc sử dụng dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự Nhật Bản từ Visaza là một lựa chọn hợp lý.
Chúng tôi hiện nay đang cung cấp một gói dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự toàn diện, bao gồm các bước quan trọng như dịch thuật công chứng, chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự, và chuyển phát tài liệu đến địa chỉ yêu cầu, cả trong nước và quốc tế. Đây là giải pháp toàn diện để đảm bảo rằng quá trình này diễn ra suôn sẻ và hiệu quả, không chỉ đối với cá nhân mà còn đối với các tổ chức và doanh nghiệp.
Liên hệ Visaza theo hotline 0326 111 491 để được tư vấn chi tiết.
